Tuloksekas projektinjohtaminen

Facilitator Oy:n projektinjohtamisen valmennus lähtee siitä, että projektinjohtajan on hallittava kolmenlainen rooli projektissaan:

1. Hän on oman projektinsa suunnittelija. Hänen on tehtävä asiakkaan tekemästä tilauksesta projektisuunnitelma, joka sisältää niin projektin tavoitteet, sen ympäristön, riskianalyysin, toiminnan kuvauksen, aikataulutuksen, resurssoinnin ja budjetoinnin. Hänen on hallittava koko projektinsa kokonaisuus ja pystyttävä neuvottelemaan kokonaisuudesta niin tilaajien kuin projektiin sitoutumassa olevien henkilöidenkin kanssa. Tärkeää on vaikuttamistaito, kuuntelemisen taito, sekä kyky luoda toisen tavoitemaailmasta toteuttamiskelpoinen suunnitelma, jonka hyväksyvät niin tilaajat kuin tekijätkin.



2. Hän on oman projektinsa moottori. Hänen on osattava mieltää niin asiakkaiden kuin projektin toteuttajienkin odotuksia ja motivaatiota ja pystyttävä vastaamaan näihin erilaisiin tarpeisiin. Projektin käynnistämisessä hänen tulee osata kuvata kokonaisuus ja osat siten, että kaikilla on mahdollisimman yhtenäiset käsitykset siitä, mitä ollaan tekemässä. Hänen on innostettava, sitoutettava – ja pidettävä itsestään huolta. Hän on monin tavoin esimerkkinä ja –kuvana kaikille projektin osapuolille. Toteuttamisvaiheessa nousevat tilannejohtajuuden kyvyt esiin:
   
   
   • Miten saada osapuolet jatkamaan työtä, hakemaan rajojaan ja tulemaan vastaan rajuissakin rutistuksissa.?
   • Miten projektipäällikkö saa tilaajat vakuuttumaan siitä, että projekti etenee aikataulussa – loppuun asti?
   • Missä vaiheessa kertoa hyvät uutiset? Entä huonot?
   
   Projektinjohtajan tulee hallita niin ihmisten, asioiden kuin tilanteidenkin johtajuus. Hänen on hallittava erilaiset foorumit: niin yksilö- kuin ryhmäkohtaamisetkin. Hänen on syvällisesti ymmärrettävä niin asiakkaan kuin projektilaistenkin huolia ja kykyjä panostaa projektiin. Hänellä on oltava luovuutta, ryhmätyöskentelytaitoja, keskustelutaitoja, kuuntelutaitoja, ongelmanratkaisutaitoja, vakuuttavuutta ja vaikuttavuutta.



3. Oman projektinsa arvioijana projektipäällikön tulee olla tasapuolinen, objektiivinen, analyyttinen ja pysyä vain ja ainoastaan tosiasioissa. Oman pesän puhtaanapitäminen ei saa johtaa toisen pesän likaamiseen. Hänen tulee olla kykeneväinen kuuntelemaan toisten antamaa palautetta projektin tavoista toimia ja muuttaa toimintaansa tai suunnitelmaansa tarvittaessa. Arvioimisen kautta puhuu kokemuksen ääni:
   
   
   • pitääkö muuttaa suunnitelmaa?
   • pitääkö muuttaa toimintaa?
   • mihin pitää keskittyä?
   
   Kokonaisuuden hahmottaminen ja mahdollisimman laajan otteen hallitseminen edesauttaa tilanteen korjaantumista.

• Mikä nykytilassa jo toimii, mikä on arvokasta, mitä osataan jo nyt?
• Millaista osaamista projektipäällikön tulee kehittää voidakseen paremmin projektinjohtajana ja voidakseen toimia tuloksellisemmin?
• Miten projektipäällikön ja hänen projektiryhmänsä suoritusta tulisi arvioida, millaista palautetta kaivataan?
• Minkälainen palkitseminen motivoi?
• Miten oppiminen käy helpoimmin?
• Miten jokaisen osaaminen tunnistetaan? Miten sitä hyödynnetään parhaalla mahdollisella tavalla?

Projektin eri vaiheissa on tärkeää löytää projektipäällikön roolien tasapaino. Joskus pitää painottaa suunnittelua, toisinaan arviointia, joskus taas on tärkeintä prosessin eteneminen ja ihmisten hyvinvointi. Facilitator Oy:n harjoitteilla voidaan tutkia myös sitä, millainen tasapaino kannattaisi kehittää juuri tiettyyn vaiheeseen projektia.